Mitgliedsbeiträge testet man wie folgt:

  • den Bereich „Mitgliedsbeiträge verwalten“ in der Administration aufrufen
  • als Zeitraum das aktuelle Jahr bzw. ein Jahr auswählen, für das noch keine Beiträge abgerechnet wurden
  • auf die Schaltfläche „Mitgliedsbeiträge testen“ klicken
  • automatisch wird eine Vorschau auf die Beiträge angezeigt. In der Zusammenfassung werden Anzahl und Gesamtsumme der anstehenden Beitragsabrechnung angezeigt. Diese können mit den Erwartungen oder der internen Buchhaltung abgeglichen werden
  • unterhalb der Zusammenfassung werden alle einzelnen Zahlungsposten inklusive Nutzername, Zahlweise, Kontodetails, Betrag und Status aufgelistet. Ein Häkchen-Symbol rechts neben einer Buchung verdeutlicht, dass diese später problemlos erfolgen kann. Ist ein Fehler aufgetreten, wird kein Häkchen angezeigt und der Fehler in der Liste rot markiert (z.B. fehlerhafte Kontoverbindung). Durch Klick auf das Profilbild oder den Nutzernamen wird das Nutzerprofil aufgerufen und notwendige Korrekturen können dort vorgenommen werden
  • mit diesen Informationen sollte die Beitragsabrechnung eingehend geprüft werden bevor sie dann tatsächlich ausgelöst wird. Der Test kann beliebig oft wiederholt werden (z.B. nach Bearbeitung eines/mehrerer Nutzerkonten oder Aktualisierung des Tarifmodells)

Mitgliedsbeiträge zieht man wie folgt ein:

  • den Bereich „Mitgliedsbeiträge verwalten“ in der Administration aufrufen
  • als Zeitraum das aktuelle Jahr bzw. ein Jahr auswählen, für das noch keine Beiträge abgerechnet wurden
  • auf die Schaltfläche „Mitgliedsbeiträge einziehen“ klicken. Hinweis: vor jedem Beitragseinzug wird der Test durch Klick auf „Mitgliedsbeiträge testen“ dringendst empfohlen
  • in dem nachfolgenden Schritt sind die Grundangaben zum Beitragseinzug anzugeben. Diese sind zwingend der Auftraggeber, dessen Bankdaten und ein Verwendungszweck. Die Daten werden aus den Grunddaten des Webseitenbetreibers übernommen oder mit Standardtextvorschlägen vorbefüllt. Optional kann die Vorlaufzeit der Bank zwischen 1-7 Tage gewählt werden. Erfolgt hier keine Auswahl, erfolgt der Einzug sofort (sofern beim Upload bei der Bank nicht noch einmal anders angegeben). Durch Klick auf „Angaben speichern und SEPA-Datei erstellen“ werden die Angaben übernommen und eine oder mehrere SEPA-Datei(en) erzeugt
  • auf der Ergebnisseite werden die erzeugten SEPA-Dateien (wenn der Einzug mehr als 750 Buchungen beinhaltet, werden mehrere SEPA-Dateien mit je 750 Buchungen erzeugt, dieser Schwellenwert kann auf Wunsch individuell angepasst werden) aufgelistet und können durch Klick auf das Datei-Symbol oder den Dateinamen angezeigt oder heruntergeladen und im lokalen Download-Ordner gespeichert werden. Durch Klick auf die Anzahl enthaltener Lastschriften wird eine Übersicht zur jeweiligen SEPA-Datei als txt-Datei heruntergeladen und im lokalen Download-Ordner abgelegt. Einmal erzeugte SEPA-Dateien werden zudem automatisch im Archiv abgelegt und können dort jederzeit erneut heruntergeladen werden - siehe Dazu das Kapitel „SEPA-Dateien verwalten“
  • Die SEPA-Datei(en) müssen nun noch an die ausführende Bank übermittelt werden. Dies erfolgt nicht automatisch, sondern manuell z.B. per Upload im Online-Banking oder verschlüsselten Versand an die Bank

Mitgliedsbeitragseinzüge schließt man wie folgt ab:

  • nach der Ausführung einer SEPA-Datei durch die Bank kommt es sowohl zu erfolgreichen Buchungsabschlüssen, wenn der eingezogene Betrag erfolgreich auf dem Bankkonto gebucht wird, aber auch zu erfolglosen Buchungen mit Rücklastschriften durch z.B. fehlerhafte Bankkontoverbindungen. Eine automatische Erfassung des Buchungsstatus erfolgt nicht, sondern muss manuell nachgepflegt werden. Dies erfolgt im Bereich „Mitgliedbeiträge verwalten“ der Administration individuell für jedes betroffene Jahr
  • das betroffene Jahr als Zeitraum auswählen (ggf. ist ein Reload der Seite erforderlich)
  • automatisch werden alle Buchungen aufgelistet und können durchsucht werden
  • zunächst sollten nicht erfolgreiche Buchungen erfasst werden, z.B. bei Rücklastschriften. Hierzu nach dem Zahlungspflichtigen suchen und dann den Buchungsstatus im Dropdown entsprechend setzen. Der neu gewählte Buchungsstatus wird direkt übernommen, ein Speichern ist nicht erforderlich. Optional kann durch Klick auf das Stift-Symbol rechts neben der Buchung die gesamte Buchung manuell angepasst oder gelöscht werden. Der Buchungsstatus „Bankdaten ungültig“ bewirkt, dass die Zahlung weiterhin als offen geführt wird und gleichzeitig die vom Nutzer hinterlegte Bankverbindung so lange nicht mehr verwendet und als ungültig angezeigt wird, bis die Daten durch den Nutzer oder einen Administrator aktualisiert und neu gespeichert wurden
  • nachdem die fehlerhaften Buchungen manuell erfasst wurden, können alle erfolgreichen Buchungen komfortabel gesammelt vom Status „Einzug gestartet“ auf „Buchung abgeschlossen geändert werden. Dazu ist das Häkchen-Symbol oder der Link „Buchungen abschließen“ unter der Suchmaske zu klicken
  • im nachfolgenden Popup-Fenster wird eine Übersicht zu den Buchungen mit gestartetem Einzug gegeben. Diese kann mit dem eingegangenen Betrag auf dem Bankkonto abgeglichen werden. Das Buchungsdatum, zu dem die Buchungen dann auf gebucht gesetzt werden, kann frei gewählt werden. Durch Klick auf „Jetzt alle abschließen!“ werden alle angezeigten Buchungen vom Status „Einzug gestartet“ auf „Buchung abgeschlossen“ gesetzt

Einführungsvideo zum Mitgliedsbeitragseinzug


Weitere Schritte