Mitgliedsbeiträge testet man wie folgt:

  • Den Bereich „Mitgliedsbeiträge verwalten“ in der Administration aufrufen.
  • Als Zeitraum das aktuelle Jahr bzw. ein Jahr auswählen, für das noch keine Beiträge abgerechnet wurden.
  • Auf die Schaltfläche „Mitgliedsbeiträge testen“ klicken.
  • Automatisch wird eine Vorschau auf die Beiträge angezeigt. In der Zusammenfassung werden Anzahl und Gesamtsumme der anstehenden Beitragsabrechnung angezeigt. Diese können mit den Erwartungen oder der internen Buchhaltung abgeglichen werden.
  • Unterhalb der Zusammenfassung werden alle einzelnen Zahlungsposten inklusive Nutzername, Zahlweise, Kontodetails, Betrag und Status aufgelistet. Ein Häkchen-Symbol rechts neben einer Buchung verdeutlicht, dass diese später problemlos erfolgen kann. Ist ein Fehler aufgetreten, wird kein Häkchen angezeigt und der Fehler in der Liste rot markiert (z.B. fehlerhafte Kontoverbindung). Durch Klick auf das Profilbild oder den Nutzernamen wird das Nutzerprofil aufgerufen und notwendige Korrekturen können dort vorgenommen werden.
  • Mit diesen Informationen sollte die Beitragsabrechnung eingehend geprüft werden bevor sie dann tatsächlich ausgelöst wird. Der Test kann beliebig oft wiederholt werden (z.B. nach Bearbeitung eines/mehrerer Nutzerkonten oder Aktualisierung des Tarifmodells).

Mitgliedsbeiträge zieht man wie folgt ein:

  • Den Bereich „Mitgliedsbeiträge verwalten“ in der Administration aufrufen.
  • Als Zeitraum das aktuelle Jahr bzw. ein Jahr auswählen, für das noch keine Beiträge abgerechnet wurden.
  • Auf die Schaltfläche „Mitgliedsbeiträge einziehen“ klicken. Hinweis: vor jedem Beitragseinzug wird der Test durch Klick auf „Mitgliedsbeiträge testen“ dringendst empfohlen.
  • In dem nachfolgenden Schritt sind die Grundangaben zum Beitragseinzug anzugeben. Diese sind zwingend der Auftraggeber, dessen Bankdaten und ein Verwendungszweck. Die Daten werden aus den Grunddaten des Webseitenbetreibers übernommen oder mit Standardtextvorschlägen vorbefüllt. Optional kann die Vorlaufzeit der Bank zwischen 1-7 Tage gewählt werden. Erfolgt hier keine Auswahl, erfolgt der Einzug sofort (sofern beim Upload bei der Bank nicht noch einmal anders angegeben). Durch Klick auf „Angaben speichern und SEPA-Datei erstellen“ werden die Angaben übernommen und eine oder mehrere SEPA-Datei(en) erzeugt.
  • Auf der Ergebnisseite werden die erzeugten SEPA-Dateien (wenn der Einzug mehr als 750 Buchungen beinhaltet, werden mehrere SEPA-Dateien mit je 750 Buchungen erzeugt, dieser Schwellenwert kann auf Wunsch individuell angepasst werden) aufgelistet und können durch Klick auf das Datei-Symbol oder den Dateinamen angezeigt oder heruntergeladen und im lokalen Download-Ordner gespeichert werden. Durch Klick auf die Anzahl enthaltener Lastschriften wird eine Übersicht zur jeweiligen SEPA-Datei als txt-Datei heruntergeladen und im lokalen Download-Ordner abgelegt. Einmal erzeugte SEPA-Dateien werden zudem automatisch im Archiv abgelegt und können dort jederzeit erneut heruntergeladen werden - siehe Dazu das Kapitel „SEPA-Dateien verwalten“.
  • Die SEPA-Datei(en) müssen nun noch an die ausführende Bank übermittelt werden. Dies erfolgt nicht automatisch, sondern manuell z.B. per Upload im Online-Banking oder verschlüsselten Versand an die Bank.

Mitgliedsbeitragseinzüge schließt man wie folgt ab:

  • Nach der Ausführung einer SEPA-Datei durch die Bank kommt es sowohl zu erfolgreichen Buchungsabschlüssen, wenn der eingezogene Betrag erfolgreich auf dem Bankkonto gebucht wird, aber auch zu erfolglosen Buchungen mit Rücklastschriften durch z.B. fehlerhafte Bankkontoverbindungen. Eine automatische Erfassung des Buchungsstatus erfolgt nicht, sondern muss manuell nachgepflegt werden. Dies erfolgt im Bereich „Mitgliedbeiträge verwalten“ der Administration individuell für jedes betroffene Jahr.
  • Das betroffene Jahr als Zeitraum auswählen (ggf. ist ein Reload der Seite erforderlich).
  • Automatisch werden alle Buchungen aufgelistet und können durchsucht werden.
  • Zunächst sollten nicht erfolgreiche Buchungen erfasst werden, z.B. bei Rücklastschriften. Hierzu nach dem Zahlungspflichtigen suchen und dann den Buchungsstatus im Dropdown entsprechend setzen. Der neu gewählte Buchungsstatus wird direkt übernommen, ein Speichern ist nicht erforderlich. Optional kann durch Klick auf das Stift-Symbol rechts neben der Buchung die gesamte Buchung manuell angepasst oder gelöscht werden. Der Buchungsstatus „Bankdaten ungültig“ bewirkt, dass die Zahlung weiterhin als offen geführt wird und gleichzeitig die vom Nutzer hinterlegte Bankverbindung so lange nicht mehr verwendet und als ungültig angezeigt wird, bis die Daten durch den Nutzer oder einen Administrator aktualisiert und neu gespeichert wurden.
  • Nachdem die fehlerhaften Buchungen manuell erfasst wurden, können alle erfolgreichen Buchungen komfortabel gesammelt vom Status „Einzug gestartet“ auf „Buchung abgeschlossen geändert werden. Dazu ist das Häkchen-Symbol oder der Link „Buchungen abschließen“ unter der Suchmaske zu klicken.
  • Im nachfolgenden Popup-Fenster wird eine Übersicht zu den Buchungen mit gestartetem Einzug gegeben. Diese kann mit dem eingegangenen Betrag auf dem Bankkonto abgeglichen werden. Das Buchungsdatum, zu dem die Buchungen dann auf gebucht gesetzt werden, kann frei gewählt werden. Durch Klick auf „Jetzt alle abschließen!“ werden alle angezeigten Buchungen vom Status „Einzug gestartet“ auf „Buchung abgeschlossen“ gesetzt.

Mitgliedsbeiträge verwaltet man wie folgt:

  • Den Bereich „Mitgliedsbeiträge verwalten“ in der Administration aufrufen.
  • Unter „Zeitraum“ ein beliebiges Jahr mit abgeschlossenem Beitragseinzug auswählen (ggf. dann die Seite neu laden/Reload im Browser durchführen).
  • Automatisch werden alle Buchungen des betroffenen Jahres inklusive Zahlungsstatus aufgelistet.
  • Über die Suchmaske kann die Ergebnisliste weiter gefiltert werden, indem nach einzelnen Zahlungsstatus oder Namen und E-Mail-Adressen zahlungspflichtiger Nutzer gesucht wird. Die Ergebnisliste wird automatisch angepasst und die Anzahl gefundener Ergebnisse unter der Suchmaske angegeben. Durch Klick auf das Kreuz-Symbol oder den Link „Suche zurücksetzen“ werden alle Suchangaben gelöscht und die vollständige Trefferliste angezeigt.
  • Durch Klick auf das Häkchen-Symbol oder den Link „Buchungen abschließen“ können alle noch offenen Buchungen mit einem Klick auf den Status „Buchung abgeschlossen“ gesetzt werden.
  • Durch Klick auf „E-Mail senden“ kann eine E-Mail an die aktuelle Ergebnis- bzw. Trefferliste erstellt und verschickt werden. Als Verteiler wird automatisch die aktuelle Trefferliste übernommen.
  • Durch Klick auf „Exportieren“ kann die aktuelle Ergebnisliste als csv-Datei exportiert werden. In dem nachfolgenden Popup-Fenster können die gewünschten Datenfelder für den Export ausgewählt werden und mit Klick auf „Exportieren“ wird eine entsprechende Datei erstellt und in den lokalen Download-Ordner heruntergeladen.
  • Durch Klick auf das PDF-Symbol und den Link „Auswertung“ wird ein PDF-Dokument generiert und angezeigt, welches die gesamte Beitragsabrechnung inklusive aller darin enthaltenen Buchungen übersichtlich zusammenfasst.
  • Durch Klick auf den Button „SEPA-Dateien anzeigen“ werden alle bereits erstellten SEPA-Dateien aufgelistet.
  • Durch Klick auf den Button „Mitgliedsbeiträge einziehen“ kann der Prozess des Mitgliedsbeitragseinzuges für noch offene Buchungen gestartet werden. Siehe dazu das Kapitel „Mitgliedsbeiträge einziehen“.
  • In der Ergebnisliste kann durch Klick auf das Profilbild oder den Nutzernamen das Profil des zahlungspflichtigen Nutzers aufgerufen werden.
  • Durch Auswahl eines Buchungsstatus im Dropdownfeld einer Buchung kann der Status für diese Buchung manuell geändert werden. Die Änderung ist mit Auswahl eines neuen Buchungsstatus direkt wirksam und wird automatisch gespeichert.
  • Durch Klick auf das Stift-Symbol rechts neben einer Buchung kann die Buchung manuell angepasst werden. Dazu sind die gewünschten Änderungen im Formular einzugeben und dann auf „Speichern“ zu klicken. Alle manuellen Änderungen werden protokolliert und können durch Klick auf die Schaltfläche „Protokoll anzeigen“ eingesehen und nachvollzogen werden. Durch Klick auf „Löschen“ wird die Buchung unwiderruflich gelöscht.
  • Durch Klick auf „weitere Datensätze anzeigen“ am Ende der Ergebnisliste, werden weitere Buchungen angezeigt.

SEPA-Dateien verwaltet man wie folgt:

  • Den Bereich „Mitgliedsbeiträge verwalten“ in der Administration aufrufen.
  • Als Zeitraum ein beliebiges Jahr auswählen, in dem bereits SEPA-Dateien erstellt wurden (ggf. ist ein Reload der Seite erforderlich).
  • Durch Klick auf den Button „SEPA-Dateien anzeigen“ werden alle bereits erstellten SEPA-Dateien aufgelistet.
  • Durch Klick auf das Datei-Symbol oder den Dateinamen wird die SEPA-Datei im xml-Format heruntergeladen und im lokalen Download-Ordner abgelegt.
  • Durch Klick auf die Anzahl enthaltener Lastschriften wird eine Übersicht zur SEPA-Datei als txt-Datei heruntergeladen und im lokalen Download-Ordner abgelegt.
  • Durch Klick auf das Mülleimer-Symbol wird die SEPA-Datei unwiderruflich gelöscht.
  • Durch Klick auf das Plus-Symbol mit dem Link „Weitere SEPA-Datei erzeugen“ kann manuell eine neue SEPA-Datei erstellt werden. Dazu sind alle erforderlichen Angaben zu machen und dann auf „Angaben speichern und SEPA-Datei erzeugen“ zu klicken. Die neue SEPA-Datei wird erstellt, kann angezeigt oder heruntergeladen werden und wird zudem automatisch im Archiv abgelegt.

Einführungsvideo zum Mitgliedsbeitragseinzug


Weitere Schritte