Der Bereich "Grunddaten" gliedert sich in die Unterbereiche Kontakt, Finanzen, Rechtliches und Absender, die jeweils einen eigenen Reiter haben.

Zentrale Kontaktdaten aktualisiert man wie folgt:

  • Den Bereich „Grunddaten“ in der Administration aufrufen.
  • Den Reiter „Kontakt“ auswählen.
  • Die Daten eingeben oder aktualisieren.
  • Auf „Speichern“ klicken.
  • Die Angaben werden umgehend an zentralen Stellen wie z.B. der Fußzeile übernommen.

Zentrale Finanzdaten und Bezahloptionen aktualisiert man wie folgt:

  • Den Bereich „Grunddaten“ in der Administration aufrufen.
  • Den Reiter „Finanzen“ auswählen.
  • Die eigene Kontoverbindung sowie weitere optionale Angaben wie Gläubiger-ID (für SEPA-Lastschriften) und USt.-ID eintragen.
  • Unter „Währung" die Währung auswählen, in der das System arbeiten soll. Diese Währung wird für alle Bezahlvorgänge und Finanzdokumente übernommen.
  • Wird unter „Mehrwertsteuer“ ein Häkchen gesetzt, wird bei zukünftigen Rechnungen die Mehrwertsteuer berücksichtigt und ausgewiesen. Wird die Option nicht gewählt, erfolgt die Rechnungslegung stets brutto wie netto und mehrwertsteuerfrei. Unter „Höhe der MwSt.“ kann sowohl der Mehrwertsteuersatz festgelegt werden als auch ausgewählt werden, ob die Mehrwertsteuer hinzuaddiert oder herausgerechnet werden soll, also ob diese in den angegebenen Preisen bereits enthalten ist (inklusive = Brutto-Preise) oder noch hinzuaddiert werden soll (zuzüglich = Netto-Preise).
  • Bezahlmethoden wie PayPal oder Stripe können durch Eintragung der entsprechenden Zugangsdaten aktiviert werden. Nach Eingabe hier müssen die Bezahlmethoden noch in der Konfiguration aktiviert werden. Paypal steht dann sofort zur Verfügung, zur Aktivierung von Stripe bitte an den Support wenden.
  • Auf „Speichern“ klicken.

Rechtsdokumente verwaltet man wie folgt:

  • Den Bereich „Grunddaten“ in der Administration aufrufen.
  • Den Reiter „Rechtliches“ auswählen.
  • In der Box rechts eine Datei auswählen und durch Klick auf "Speichern" importieren.
  • Die Dokumente werden versioniert abgelegt und sofern die Option "Aktualisierung" gewählt wurde, die neueste Version automatisch an entsprechenden relevanten Stellen im System verwendet (u.a. in der Registrierung).

Unterschiedliche Absender verwaltet man wie folgt:

  • Den Bereich „Grunddaten“ in der Administration aufrufen.
  • Den Reiter „Absender“ auswählen.
  • Beim Versand von Mails aus dem System heraus können unterschiedliche Absenderadressen verwendet werden. Damit diese zur Auswahl zur Verfügung stehen, müssen sie hier angelegt werden. Dazu in der Box rechts eine E-Mail-Adresse sowie den zugehörigen vollständigen Anzeigename festlegen und auf "Speichern" klicken. Die E-Mail-Adresse wird angelegt und kann zukünftig für den Versand genutzt werden. Ggf. wird eine Verifikations-E-Mail (auch von Amazon Webservices, aws) an die E-Mail-Adresse gesendet und der darin enthaltene Bestätigungslink muss geklickt werden. Eine solche E-Mail mit Bestätigungslink sieht dann wie folgendes Muster aus.
  • Bereits angelegte E-Mail-Adressen werden links aufgelistet. Sind E-Mail-Adressen noch nicht erfolgreich verifiziert, werden diese durchgestrichen angezeigt und durch Klick auf das Kreis-Pfeile-Icon kann eine erneute Verifikations-E-Mail ausgelöst werden. Gelöscht werden können E-Mail-Adressen durch Klick auf das Mülleimer-Icon.


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