Was tun bei einem Mitarbeiterwechsel?

Im Falle eines anstehenden Mitarbeiterwechsels sollte folgendermaßen vorgegangen werden:

  • 6-1 Monate vor Wechsel den ausscheidenden Mitarbeiter eine Dokumentation der von ihm ausgeführten Tätigkeiten und begleiteten Prozesse schriftlich anfertigen lassen. Dabei die Abläufe innerhalb der Software schrittweise und eingehend (möglichst auch mit Screenshots) dokumentieren.
  • 4-2 Wochen vor Wechsel den ausscheidenden Mitarbeiter den neuen Mitarbeiter in seine Tätigkeiten und Prozesse einweisen lassen. Dies beinhaltet eine Schulung der Softwarenutzung wie auch Vermittlung aller Kenntnisse zu Einstellungen und Ablaufprozessen innerhalb der Software und allgemeinen Verwaltung. Dafür sollten mindestens 2 Arbeitstage vorgehen werden.
  • 4-2 Wochen vor Ausscheiden des Mitarbeiters parallele Arbeit des alten und neuen Mitarbeiters.
  • 1-3 Monate nach Ausscheiden des Mitarbeiters dessen telefonische Verfügbarkeit für Rückfragen sicherstellen sowie 2-4 Termine für Rückfragen und Nachbearbeitung offener Themen fest vereinbaren.

Für den neuen Mitarbeiter stehen folgende Quellen zur Einarbeitung in die Software von ND zur Verfügung:


Warum erfolgt die Formatierung über Markdown?

Texte formatiert man mit Markdown wie im Artikel Text und Formatierung beschrieben.

Die Vorteile sind folgende:

  • Die Formatierung kann direkt mit dem Text eingegeben werden. Es müssen nicht Textteile markiert und dann über Buttons Formatierungen ausgewählt werden.
  • Die Formatierung richtet sich nach der Gesamtformatierung der Webseite. Wird zum Beispiel ein Text mit Doppelkreuzen als Überschrift formatiert, werden gleich mehrere Formatänderungen damit automatisch ausgeführt, z.B. größere Schriftgröße, Fett und in einer Farbe. Sonst würde dies mehrere Klicks erfordern und er könnte mitunter uneinheitlich werden.
  • Markdown-Formatierungen werden universell erkannt und auf allen Endgeräten, in allen Browsern und Betriebssystemen gleich angezeigt.
  • Sollte in der Zukunft einmal das Design der Webseite verändert werden und z.B. neue Farben verwendet werden, werden gewisse Formatierungen mit Markdown automatisch rückwirkend angepasst. Eine Überschrift, die mit einem Doppelkreuz markiert ist und früher blau war, wird automatisch orange, wenn das die neue zentrale Formatierung für Überschriften ist.
  • eine unüberschaubare große Leiste mit unterschiedlichen Formatierungs-Buttons ist nicht erforderlich.

Markdown bedarf nur einer kurzen Eingewöhnung und geht dann schnell in Fleisch und Blut über. Die Vorteile überwiegen dann sehr schnell.

Markdown-Formatierungshinweise als Handbuch herunterladen


Wie kann man Systemnachrichten individualisieren?

Systemnachrichten können über die Sprachdatei oder den Bereich "Systemnachrichten" in der Administration unter "Aktivitäten" individualisiert werden.

Dazu entweder in der Sprachdatei nach einem beliebigen Teil des Inhaltes der Systemnachricht suchen und den Text in der Sprachdatei anpassen (nicht empfohlen) oder die Administration über das Zahnrad-Icon oben rechts in der roten Schleife aufrufen, im Menü über das Drei-Punkte-Icon neben dem Seitentitel den Bereich "Aktivitäten" auswählen und dort den Reiter "Systemnachrichten" aufrufen (empfohlen). Hier werden alle Systemnachrichten angezeigt und können über das Stift-Icon bearbeitet und individualisiert werden. Hier können zudem Nachrichten aktiviert oder deaktiviert werden. Siehe Details im Artikel Systemnachrichten anpassen.

Bei der Bearbeitung alle Steuerzeichen unverändert lassen. Platzhalter befinden sich in geschweiften Klammern, z.B. {username}. Steuerzeichenketten zur Formatierung sind ebenfalls enthalten, wie z.B. /n für einen Zeilenumbruch. Diese bitte unbedingt unverändert lassen, da sie die Systemnachricht formatieren und individuelle Inhalte Einpflegen wie z.B. eine persönliche Anrede.


Was tun, wenn ein Nutzer sich nicht mehr anmelden kann?

Wenn sich ein Nutzer nicht mehr anmelden kann, hat er entweder sein Passwort vergessen oder seine hinterlegte E-Mail-Adresse bzw. seinen Nutzernamen.

Passwort-vergessen:
Kennt der Nutzer sein Passwort nicht mehr, kann er auf der Anmelde-Seite auf "Passwort vergessen?" klicken und erhält dann eine E-Mail zugeschickt mit einem Link zu einer Webseite, auf der er sich ein neues Passwort vergeben und wieder anmelden kann. Falls diese E-Mail nicht ankommen sollte, bitte den SPAM-Ordner prüfen und als Administrator auch die hinterlegte E-Mail-Adresse prüfen.
Alternativ kann ein Administrator dem Nutzer ein neues übergangsweises Passwort eintragen und mitteilen. Dabei kann der Administrator nur ein neues Passwort setzen, aber nie das vorherige einsehen. Das neu gesetzte Passwort sollte der Nutzer dann umgehend wieder in ein eigenes Passwort ändern.

Nutzername oder hinterlegte E-Mail-Adresse vergessen:
Hat der Nutzer seinen Nutzernamen oder seine hinterlegte E-Mail-Adresse vergessen, kann er die Passwort-vergessen-Funktion nicht nutzen. Er wendet sich dann an den Administrator, der in seinem Nutzerprofil die E-Mail-Adresse und den Nutzernamen sehen und ihm mitteilen kann. Ein Administrator kann auch jederzeit im Profil des Nutzers dessen E-Mail-Adresse aktualisieren, muss sie dann aber in den "internen Informationen" zum Profil auch auf "geprüft" setzen. Auch der Nutzername kann dort von einem Administrator geändert werden.

Beide Anmeldedaten vergessen:
In diesem Fall kann ein Administrator das Profil über Name, Mitgliedernummer oder andere bekannte Daten im Mitgliederverzeichnis suchen und dann wie oben beschrieben ein eine neue E-Mail-Adresse hinterlegen und auf "geprüft" setzen. Mit dieser E-Mail-Adresse kann der Nutzer dann die Passwort-vergessen-Funktion nutzen. Optional kann der Administrator auch wie oben beschrieben noch zusätzlich ein Übergangs-Passwort setzen und dem Nutzer mitteilen.


Wie ändere ich das Titelbild einer Webseite?

Die Bilder können Sie jederzeit selber ändern. Dazu bitte einfach auf die betroffene Seite gehen, oben rechts in der roten Schleife auf das Stiftsymbol klicken (Sie müssen als Administrator angemeldet sein), dann auf das Stiftsymbol neben dem Seitentitel klicken und in den sich öffnenden "Grundeinstellungen der Webseite" das Titelbild austauschen. Am besten immer das Bildformat "Panoramabild" nutzen und ggf. den Ausschnitt durch Klick auf "Ausschnitt ändern" justieren.