E-Mail-Hinweise benachrichtigen den Formularinhaber bei jeder Formularausfüllung über einen neuen verfügbaren Datensatz per E-Mail. E-Mail-Hinweise richtet man wie folgt ein:

  • Mit Administrationsrechten anmelden und in der Administration den Menüpunkt "Formulare" wählen.
  • Das gewünschte Formular durch Klick auf Titel oder Vorschaubild auswählen und aufrufen.
  • Oben in der Hauptnavigation auf "E-Mail-Hinweise" klicken.
  • Unter "Empfänger" die E-Mail-Adresse eintragen, an die die Hinweise gesendet werden sollen. Sollen mehrere Personen bzw. E-Mail-Adressen benachrichtigt werden, können diese kommagetrennt nacheinander eingetragen werden.
  • Wird die Option "Daten anhängen" aktiviert, wird der eingegangene Datensatz in der E-Mail in Testform. angehängt. Bitte beachten, dass dies bzgl. Datenschutz unsicher ist, da E-Mails nicht verschlüsselt sind. Wird die Option nicht aktiviert, enthält die E-Mail nur den Hinweis auf einen neuen Datensatz und einen Link in die Online-Auswertung.
  • Unter "Absendername" kann der Name des Absenders in der E-Mail definiert werden.
  • Unter "Betreff" kann ein individueller Betreff für die E-Mail definiert werden. Dabei sind Platzhalter möglich: {formularId} fügt hier die Formular-ID ein und {actionCount} zeigt die Nummer des Datensatzes an und damit der wievielte Datensatz es ist.
  • Unter Reply-to-Adresse kann die E-Mail-Adresse ausgewählt werden, die bei "Antworten" auf die E-Mail als Empfänger verwendet wird. Die Option "E-Mail-Adresse des Ausfüllers" funktioniert dabei nur, wenn im Formular auch eine E-Mail-Adresse mit dem Formularfeld "E-Mail-Adresse" abgefragt wird.
  • Durch Klick auf "Jetzt speichern und aktivieren!" werden die Angaben übernommen und die E-Mail-Hinweise aktiviert. Ab dem nächsten eingehenden Datensatz erfolgen dann die E-Mail-Hinweise an die hinterlegte Adresse.

Zu einem Formular und dessen Ausfüllung kann wie folgt eingeladen werden:

  • Mit Administrationsrechten anmelden und in der Administration den Menüpunkt "Formulare" wählen.
  • Das gewünschte Formular durch Klick auf Titel oder Vorschaubild auswählen und aufrufen.
  • Oben in der Hauptnavigation auf "Einladungen" klicken.
  • Durch Klick auf "Jetzt importieren" kann ein bereits vorhandener Einladungs-Verteiler aus einer csv-Datei importiert werden. Dazu muss zunächst die csv-Datei nach den unter „Hinweis“ beschriebenen Vorgaben erstellt werden und dann unter „CSV-Datei auswählen“ ausgewählt und mit Klick auf „Jetzt CSV-Daten laden“ eingespielt werden. Vorab kann durch Klick auf „CSV-Daten testen“ die erstellte Datei auf Korrektheit geprüft werden.
  • Wurden die Verteiler-Daten erfolgreich importiert, kann an diese eine Nachricht mit Verweis auf das Formular und "Einladung zum Ausfüllen" generiert und versendet werden.

Weitere Zusatzfunktionen werden noch ausgerollt und folgen bald.


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