Kurzeinführungsvideo

Dieses Video beschreibt die Module Dokumentenarchiv/Downloadmodul zur Bereitstellung von Dateien zum Download.

Dokumente sucht und öffnet man wie folgt:

  • Den Downloadbereich oder das Dokumentenarchiv öffnen.
  • Sofern angeboten über die Suche oder Filter das/die gewünschten Dokumente suchen.
  • In der Ergebnisliste das gewünschte Dokument anklicken und öffnen.

Dokumente stellt man ein und bearbeitet oder löscht diese wie folgt:

  • Den Downloadbereich oder das Dokumentenarchiv aufrufen.
  • Neue Dokumente fügt man durch Klick auf das Plus-Icon hinzu. Es öffnet sich ein Formular, welches ausgefüllt werden muss und in dem auch ein Dokument vom eigenen Computer zum Hochladen ausgewählt werden kann. Mit Klick auf "Speichern" wird das Dokument hochgeladen und im Downloadbereich/Dokumentenarchiv aufgenommen.
  • Bestehende Dokumente ändert oder löscht man, indem man das Dokument sucht und in der Trefferliste auf das Stift-Icon neben dem Dokumententitel klickt. Dort können alle Angaben geändert und durch Klick auf "Speichern" übernommen werden oder das Dokument durch Klick auf "Löschen" unwiderruflich gelöscht werden.

Downloadarchive administriert man wie folgt:

  • Um Downloadarchive zu nutzen, können die Plugins "Downloads" und "PDF-Archiv" aktiviert werden. Dies erfolgt in der Administration unter "Einstellungen" im Bereich "Plugins". Beide Module sind identisch in der Funktionalität und können je nach Wunsch öffentlich, nur für angemeldete Nutzer oder intern nur für Administratoren verwendet werden.
  • Zentrale Einstellungen können in der Administration im Bereich "Einstellungen" unter dem Reiter "Konfiguration" im Bereich "Downloadbereich" oder "Dokumentenarchiv" vorgenommen werden.
  • Dort können die Formularfelder aktiviert werden, die bei Hinzufügung eines neuen Dokumentes abgefragt und angegeben werden können; die erlaubten Dateitypen aktiviert werden; eine Filterfunktion als Suche (mit Suchfeldern über der Ergebnisliste) oder als Reiter (mit Aufteilung der Ergebnisliste in Reiter nach Kategorien) hinzugefügt werden sowie das Erfassen externer Dokumente erlaubt werden (die dann nur mittels einer Web-Adresse verlinkt werden) oder der Zugriff über Zugriffsrechte beschränkt werden (siehe Hinweis unten).
  • Durch Klick auf "Speichern" werden die Konfiguration direkt übernommen und gelten für alle zukünftig eingestellten Dokumente (Downloads).

Hinweis: Im System eingestellte Dokumente werden unter einer eigenen Web-Adresse/URL abgelegt, die aus einer langen Kette von Zeichen und Zahlen besteht. So wird verhindert, dass jemand das Dokument unbeabsichtigt im Internet findet. Kennt jedoch jemand die genaue Web-Adresse/URL, kann damit das Dokument auch ohne Anmeldung und damit ohne Nutzerkonto aufgerufen werden. Um dies zu verhindern, kann in der Konfiguration von Dokumentenarchiv oder Downloadbereich die Option "Zugriff auf Dateien über Zugriffsrechte beschränken" gewählt werden. Der Zugriff auf die Dokument ist dann nur noch nach Anmeldung am System möglich und kann über die unter "Rechte" eingestellten Zugriffsrechte auf angemeldete Nutzer oder ausschließlich Administratoren beschränkt werden.

Zugriffsrechte für die Dokumente weist man wie folgt zu:

  • Beim Downloadarchiv (Plugin downloads) kann eingestellt werden, dass bei jedem Dokument geprüft wird, wie die Zugriffsrechte sind.
  • Beispielsweise kann man über die Rechte sowie in der Konfiguration des Downloadbereiches einstellen, dass erst einmal jedes Dokument nur für angemeldete Nutzer sichtbar ist.
  • Zusätzlich kann man in der Konfiguration den Marker "Eingeschränkter Zugriff“ aktivieren. Damit kann man Dokumente zusätzlich als „Dieses Dokument steht nur einem eingeschränktem Benutzerkreis zur Verfügung" markieren.
  • Unter Einstellungen/Rechte in der Administration kann man nun zuweisen, welche Nutzer die normalen Downloads und die "Downloads mit Einschränkung" sehen/öffnen dürfen.
  • Auch kann man besonderen Nutzern über individuelle Nutzerrechte erlauben, die Dokumente mit eingeschränktem Zugriff zu öffnen.
  • Im PDF-Archiv (Plugin pdfarchiv) gibt es die Möglichkeit für "Dokumente mit eingeschränktem Zugriff“ ebenfalls. Alle anderen Dokumente sind jedoch immer öffentlich sichtbar.


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