Die Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten ist nur nach "Abgabe einer Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten" zulässig. Bei der Registrierung als Nutzer oder Einzelbuchungen, die keine vorherige Registrierung erforderlich machen (z.B. Anmeldung zur Teilnahme einer Veranstaltung als Gast) wird daher immer die Einwilligung zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten abgefragt. Ohne eine Zustimmung ist eine Registrierung oder Buchung technisch nicht möglich. Die Texte zur Einwilligung (Datenschutzhinweise, Widerspruchsregelungen etc.) müssen vom Kunden verfasst und im System fortwährend gepflegt werden. Dies erfolgt entweder auf den entsprechenden Seiten (z.B. Datenschutzhinweise), über die Sprachdatei oder in den Grunddaten im Bereich Rechtliches.

Den verschiedenen Rechten der Betroffenen, also meist der Nutzer, kann mithilfe des Systems jederzeit nachgekommen werden. Hierzu ist stets die manuelle Bearbeitung durch einen Administrator auf Anfrage des Kunden erforderlich. Den Rechten Betroffener kann man wie folgt nachkommen:

Recht auf Auskunft

Jeder Nutzer hat ein Auskunftsrecht zu den von ihm erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten. Hierzu kann der Kunde auf sein eigenes Profil verwiesen werden. Zusätzlich können auf Anfrage die Daten aus den Internen Informationen an den Nutzer weitergegeben werden. Schlussendlich kann über das Mitgliederverzeichnis nach dem betroffenen Nutzer gesucht und dessen Daten vollständig exportiert werden.

Recht auf Berichtigung

Jeder Nutzer kann verlangen, die zu ihm gespeicherten Daten zu korrigieren oder zu aktualisieren. Dies ist im Portal nach entsprechender Anmeldung jedem Nutzer in seinem eigenen Profil selbstständig für die zentralen personenbezogenen Daten möglich. Diese und alle weiteren Daten kann jederzeit auch ein Administrator ändern z.B. auf Weisung des Nutzers.

Recht auf Löschung/Vergessenwerden

Jeder Nutzer kann jederzeit sein Nutzerprofil löschen und eine ggf. damit verbundene Mitgliedschaft kündigen. Der Nutzer kann dabei seine Daten sofort löschen oder noch für die verbleibende Mitgliedschaftslaufzeit bestehen lassen und dann automatisch zum Ende der Mitgliedschaft löschen lassen. Einige Daten können vom Kunden (Verantwortlichen) aus buchhalterischen und/oder rechtlichen Gründen weiter genutzt werden. Alle anderen Daten werden spätestens nach 4 Wochen vom System sowohl im Echtbetrieb wie auch der Datensicherung gelöscht. Die Löschung erfolgt in 2 Stufen: zunächst werden alle Daten des Nutzers nicht mehr sichtbar für andere Nutzer und historische Einträge wie z.B. bei Kommentaren anonymisiert, dann erfolgt die endgültige und unwiderrufliche Löschung der personenbezogenen Daten.
Der Löschvorgang kann im System unterschiedlich konfiguriert werden. Dies erfolgt in der Administration im Bereich Einstellungen unter Konfiguration im Reiter "Nutzer löschen". Sofern so eingestellt müssen Anfragen von Nutzern zur Löschung Ihres Profil regelmäßig durch einen Administrator bestätigt werden. Dazu ist die Bearbeitung der Kündigungen und Löschanträge erforderlich. Optional kann eine automatische Benachrichtigung an Administratoren konfiguriert werden, die über jede Löschung/Kündigung informiert, siehe die Benachrichtigung "Benachrichtigung an Administrator: Löschung eines Nutzerkontos / Kündigung einer Mitgliedschaft" unter Aktionen im Bereich Benachrichtigungen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Dem Recht auf Einschränkung der Verarbeitung seiner Daten kann der Nutzer selber nachkommen, in dem er in seinem eigenen Profil nur die Daten angibt, deren Verarbeitung er zustimmt. Bei ausgewählten sensiblen Datenfeldern kann durch Setzen eines Häkchens/Aktivierung der Checkbox "Für andere sichtbar" eigenständig entschieden werden, ob lediglich Administratoren oder auch andere Nutzer diese Daten sehen können. Wird das Häkchen nicht gesetzt, sind diese Daten nicht für andere Nutzer sichtbar, sondern nur für Administratoren. Generell kann der Nutzer auch sein gesamtes Profil auf "privat" stellen, indem er in der Profilbearbeitung unter dem Reiter "Einstellungen" die Option "Privates Profil" auswählt (nur sehr eingeschränkte Anzeige von Profilbild und Selbstbeschreibung für andere Nutzer).
Darüber hinaus obliegt es dem Betreiber des Systems bzw. des Portals etwaige Verarbeitungen der Daten in uns außerhalb des Systems einzuschränken, wenn der Betroffene/Nutzer dies so wünscht. Ist dies technisch oder ablauforganisatorisch nicht möglich, ist dies dem Nutzer mitzuteilen und sein Nutzerprofil ggf. zu löschen oder auf "Privates Profil" zu schalten.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sinn und Zweck eines Netzwerkes ist der Austausch von persönlichen Daten und das gemeinsame Netzwerken. Widerspricht ein Nutzer der Verarbeitung seiner Daten vollständig, ist mitunter sein Profil vollständig zu löschen, siehe Recht auf Löschung/Vergessenwerden. Widerspricht er der Verarbeitung über Punkte hinaus, die er innerhalb seines Profils selber einstellen und steuern kann, muss diesem Wunsch ablauforganisatorisch Rechnung getragen werden. Entsprechende Hinweise können in den Internen Informationen zum Nutzerprofil gespeichert werden, damit dies nicht vergessen wird.

Recht auf Datenbereitstellung/-übertragbarkeit

Auf Anfrage können jedem Nutzer die zu ihm gespeicherten Daten eigenständig in einem maschinenlesbaren gängigen csv-Datenformat bereitgestellt werden. Dazu kann über das Mitgliederverzeichnis nach dem betroffenen Nutzer gesucht und dessen Daten vollständig exportiert werden.

Cookie-Hinweise

Nutzer werden durch die Cookie-Hinweise automatisch über die Verwendung von Cookies informiert. Da die verwendeten Cookies technisch notwendig zum Betrieb der Webseite sind, ist eine explizite Einwilligung durch den Webseitenbesucher/Nutzer nicht erforderlich (vgl. EuGH, 1.10.2019 – C-673/). Webseitenstatistiken ("Analytics") werden nicht personenbezogen erhoben, sondern aktionsbezogen (so wird zum Beispiel nicht die Anzahl eindeutiger Besucher erhoben, sondern nur die Anzahl von Seitenaufrufen).

Weitere Maßnahmen zum Datenschutz können dem Datenschutzkonzept entnommen werden, welches in der jeweils aktuellen Fassung unter https://hilfe.newdefinition.de/rechtliches/ zu finden ist.


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