Kosten für Veranstaltungen richtet man wie folgt ein:

  • Die betroffen Veranstaltung aufrufen und durch Klick auf das Stift-Icon neben dem Veranstaltungstitel in die Bearbeitung wechseln.
  • In den weiteren Konfigurationsmöglichkeiten festlegen, wer teilnehmen darf, wie viele Begleiter bei einer Buchung mitgebracht werden dürfen und welche „Bestellangaben“ abgefragt werden sollen.
  • Als „Bestellangaben“ sind Name und E-Mail-Adresse immer zwingend erforderlich. Alle anderen Angaben wie Postanschrift, Telefonnummer etc. können aktiviert werden, so dass auch diese bei einer Bestellung abgefragt werden, und wahlweise auf „optional“ oder „verpflichtend“ gesetzt werden, so dass diese Angaben entweder freiwillig oder obligatorisch (Pflichtangaben) sind.
  • Mittels zusätzlicher Extratexte und Extraauswahlen können weitere Abfragen individuell konfiguriert werden. Die Konfiguration erfolgt über die Sprachdatei und gilt dann für alle Veranstaltungen. Dazu in der Administration die Sprachdatei öffnen und nach dem Schlüsselwert „events.config.orders.fields“ suchen. Die Extrafelder sind durchnummeriert und können beliebig umbenannt werden. Bei den Extraauswahl-Feldern können zudem bis zu 10 individuelle Auswahlmöglichkeiten definiert werden. Diese Felder werden später in Form von Dropdown-Auswahlfeldern dargestellt während die Extratext-Felder als freue Eingabefelder dargestellt werden.
  • Wird die Checkbox „Absagen“ aktiviert, können einmal vorgenommene Buchungen auch wieder vom Nutzer storniert/abgesagt werden. Bitte beachten, dass eventuell erfolgte Bezahlungen dann zusätzlich manuell rückerstattet werden müssen.
  • Nun gibt es unter dem Reiter "Grunddaten" zwei Möglichkeiten, Preise festzulegen: (a) unter "Angaben zur Anmeldung" im Feld "Teilnahmegebühr" einen Wert festlegen. Dies ist dann ein genereller Preis, der für alle Anmeldungen gilt. (b) Bei aktiviertem Program kann im Bereich "Programmablauf" neben jedem Programmpunkt ein Preis für den Programmpunkt ausgewählt werden. Dies hat zur Folge, dass bei einer Buchung eine individuelle Preisberechnung anhand der ausgewählten Programmpunkte und deren Preise erfolgt. Dabei werden alle Kosten der ausgewählten Programmpunkte aufsummiert, sofern auch eine generelle Teilnahmegebühr festgelegt wird, wird auch diese als "Sockelbetrag" dazu addiert. Die Summe wird dann mit der Anzahl der angemeldeten Teilnehmer multipliziert und zur Abrechnung gebracht.
  • Optional kann in den "Grunddaten" der Veranstaltung unter "Angaben zur Anmeldung" das Feld "Auf-/Abschläge" aktiviert werden, um individuelle Preisaufschläge sowie Preisabschläge einzurichten. Nach Setzen des Häkchens werdenNutzergruppen eingeblendet, für die in einem zugehörigen Dropdown-Feld prozentuale Preisauf- oder -abschläge ausgewählt werden können. Soll zum Beispiel der Preis für angemeldete "Begleitungen" doppelt so hoch wie der reguläre Preis sein, so kann im zugehörigen Dropdownfeld +100% ausgewählt werden. Soll der Preis für die Nutzergruppe/Tarifgruppe "Studenten" dagegen nur halb so hoch sein, kann im zugehörigen Dropdownfeld -50% ausgewählt werden. Diese prozentualen Auf-/Abschläge werden auf alle Kosten angerechnet, sowohl auf die generelle Teilnahmegebühr wie auch auf die Kosten für einzelne ausgewählte Programmpunkte.
  • Durch Klick auf "Speichern" sind die Preisangaben sofort aktiv und werden bei künftigen Buchungen abgerechnet.

Hinweis: Absagen sind häufig mit einem hohen manuellen Rückabwicklungsaufwand verbunden, vor allem wenn bereits Zahlungen geleistet wurden. Eine automatische Rückabwicklung gibt es nicht. Daher empfiehlt es sich, Absagen möglichst nicht zuzulassen. Generell können nur registrierte Nutzer nach der Anmeldung auch wieder ihre Teilnahme an Veranstaltungen absagen oder Nutzer, die mit einem eindeutigen Einladungscode eingeladen wurden. Ansonsten ist eine Zuordnung und damit auch eine Absage nicht möglich. Eine Absage betrifft immer die gesamte Anmeldung/Buchung inklusive aller mutangemeldeter Gäste. Eine Teilabmeldung nur bestimmter Personen einer Buchung ist nicht möglich.

Programmablauf und Kosten richtet man wie folgt ein:

  • Im Reiter „Grunddaten“ der Veranstaltung zum Bereich „Programmablauf“ scrollen.
  • Neben jedem Programmpunkt gibt es nun die Möglichkeit, diesen auf „buchbar“ zu setzen, so dass dieser bei einer Anmeldung abgefragt wird und vom Nutzer "gebucht"/ausgewählt werden kann. Programmpunkte, bei denen „buchbar“ nicht aktiviert wurde, werden bei der Anmeldung nicht einzeln abgefragt.
  • Für jeden Programmpunkt können individuelle Kosten (z.B. als „Teilnahmegebühr“) festgelegt werden.
  • Durch Klick auf „Speichern“ werden die Änderungen für die Veranstaltung übernommen.

Der Buchungsablauf läuft wie folgt ab:

  • Ein Nutzer ruft die Veranstaltung auf und klickt auf „Jetzt teilnehmen“.
  • Es folgen je nach vorgenommen Einstellungen entsprechende Abfragen, z.B. welche Programmpunkte gewünscht sind/besucht werden, ob und wenn ja wieviel Begleiter mit welchen Angaben mitgebracht werden etc..
  • Je nach Angaben des Teilnehmers wird eine individuelle Buchung und - sofern ein kostenpflichtiger Programmpunkt gewählt wurde - eine individuelle Abrechnung erstellt.
  • Der Teilnehmer kann zwischen verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten (z.B. Überweisung, SEPA-Lastschrift, PayPal, Kreditkarte via Stripe) wählen und optional eine Rechnungsadresse angeben.
  • Bei Klick auf „Jetzt zahlungspflichtig bestellen“ wird die Bezahlung entweder direkt vorgenommen (z.B. bei PayPal und Kreditkarte via Stripe) oder als Zahlungsvorgang im System gespeichert.
  • Sofern so eingestellt, erhält der Teilnehmer eine Anmeldebestätigung per E-Mail.

Grundeinstellungen für die Abrechnung nimmt man wie folgt vor:

  • Zur Nutzung des Eventmanagement und der Abrechnung von Veranstaltungsgebühren sind verschiedene Grundeinstellungen erforderlich, die in der Administration im Bereich "Einstellungen" vorgenommen werden können.
  • Dazu die Administration über das Zahnrad-Icon obren rechts in der roten Schleife aufrufen und im Menü über das Drei-Punkte-Icon neben der Seitenüberschrift den Punkt "Einstellungen" auswählen und dort den Reiter "Konfiguration" anklicken.
  • Im Bereich "Termine/Veranstaltungen" können zentrale Einstellungen für alle Veranstaltungen eingerichtet werden. Sollen Teilnahmegebühren mit Auf-/Abschlägen genutzt werden, müssen die Felder "Teilnahmegebühr" und "Auf-Abschläge" als "Sichtbare Felder" aktiviert werden.
  • Im Bereich "Bestellungen" können die zulässigen Bezahlarten aktiviert, die entsprechend erforderlichen Konten bei PayPal und Stripe eingetragen und weitere zentrale Abrechnungseinstellungen vorgenommen werden.
  • Durch Klick auf "Speichern" werden die geänderten zentralen Einstellungen direkt für alle Bezahlvorgänge und Veranstaltungen/Termine übernommen und können direkt genutzt werden.
  • Sofern eine Bezahlung auf Rechnung erlaubt ist, wird eine Rechnungsvorlage benötigt. Diese kann in der Administration im Menüpunkt "Design" unter "Vorlagen" durch Klick auf das Stift-Icon neben der Vorlage für Rechnungen editiert und gestaltet werden.


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