Teilnehmer verwaltet man wie folgt:

  • Die gewünschte Veranstaltung oder Termin aufrufen und auf das Zwei-Köpfe-Icon oder die Anzahl der Teilnehmer unterhalb des Titels klicken.
  • Auf den Reiter „Teilnehmer“ klicken um eine Übersicht über alle aktuellen Teilnehmer einzusehen. Alle Teilnehmer werden in schwarzer Schrift aufgelistet. Noch nicht freigeschaltete Teilnehmer werden in transparenter/grauer Schrift angezeigt und Teilnehmer mit bereits gekündigten bzw. zur Löschung vorgesehenen Nutzerprofilen werden durchgestrichen angezeigt.
  • Ein neuer Teilnehmer kann manuell hinzugefügt werden, indem man da das Plus-Icon neben dem Seitentitel klickt. Dazu einfach in dem folgenden Popup-Fenster die Angaben zum Teilnehmer eintragen und dann auf „Hinzufügen“ klicken. Wird die E-Mail-Adressen oder der Benutzername eines bestehenden Nutzers eingegeben, wird dieser aktive Nutzer automatisch der Verantwortung zugeordnet. Bitte beachten, dass der Nutzer über das Hinzufügen zur Veranstaltung als Teilnehmer zusätzlich informiert werden sollte.
  • Durch Klick auf das Mülleimer-Icon neben einzelnen Teilnehmern können diese als Teilnehmer gelöscht werden. Bitte beachten, dass die jeweiligen Nutzer über das Entfernen von der Veranstaltung zusätzlich informiert werden sollten.
  • Durch Klick auf das Häkchen-Icon (oder QR-Code-Icon sofern Tickets für das Event ausgestellt wurden) wird ein Teilnehmer als "anwesend" markiert. Dies dient zur Differenzierung von Teilnehmern, die zwar angemeldet waren, aber nicht zum Event erschienen und damit "abwesend" waren.
  • Je nach Einstellung werden folgende Icons neben einem Datensatz angezeigt mit folgenden Optionen:

  • Mülleimer: Teilnehmer entfernen und Datensatz zu Teilnehmer oder Einladung löschen
  • Briefumschlag: Einzelne E-Mail senden an Teilnehmer oder Eingeladenen
  • QR-Code oder Häkchen-Icon: Teilnehmer auf "anwesend" setzen (so als wäre der QR-Code gescannt worden am Eingang). Alle anderen Teilnehmer werden als "abwesend" geführt.
  • Klemmbrett: Weitere Informationen anzeigen
  • Stift: Datensatz bearbeiten
  • Papier: Ticket anzeigen/aufrufen
  • Schloss: Teilnehmer freischalten

Teilnehmern sendet man wie folgt E-Mail-Nachrichten:

  • Die gewünschte Veranstaltung oder Termin aufrufen und auf das Zwei-Köpfe-Icon oder die Anzahl der Teilnehmer unterhalb des Titels klicken.
  • Auf den Reiter „E-Mails“ klicken.
  • Sofern bereits E-Mails an die Teilnehmer verschickt wurden, können diese hier in der Übersicht eingesehen werden. Durch Klick auf das Lupen-Symbol neben einer Nachricht kann die Nachricht mitsamt Zusatzinformationen wie Anzahl Empfänger, Lesequote und Bounces aufgerufen werden. Durch Klick auf das Plus-Icon können weitere E-Mails erstellt und versendet werden.
  • Sofern noch keine E-Mail an die Teilnehmer verschickt wurde, im Hinweistext auf „Jetzt starten“ klicken.
  • Einen passenden Verteiler auswählen. Hierfür stehen verschiedenste Standardverteiler zur Auswahl zur Verfügung.
  • Wurden mehrere Versandadressen in den Grunddaten angelegt, kann für die Einladung eine Versandadresse gewählt werden (dazu muss das Plugin "emailsender" aktiviert sein).
  • Die E-Mail konfigurieren. Der E-Mail-Aufbau gliedert sich dabei in verschiedene Bereiche. Der „Betreff“ ist der Betreff der E-Mail. „Titel“ und „Teaser“ stehen im Inhaltsbereich der E-Mail oben. Wird kein gesonderter Betreff angegeben, wird der Titel auch als Betreff der E-Mail übernommen. Der „Inhalt“ folgt danach. Zusätzlich kann ein „Button“ in der E-Mail angezeigt werden, der standardmäßig auf die Veranstaltung verweist aber auch individuell geändert werden kann. Ist kein Button gewünscht, einfach die beiden Felder leer lassen.
  • Durch Klick auf „Vorschau“ kann die E-Mail vor dem Versand geprüft werden.
  • Durch Klick auf „Senden“ wird die E-Mail an den gewählten Verteiler versendet und in der Übersicht der E-Mails zu der Veranstaltung abgelegt/archiviert.

Teilnehmer lädt man wie folgt ein:

  • Um Personenzügen dem Termin einzuladen, die gewünschte Veranstaltung oder Termin aufrufen und auf das Zwei-Köpfe-Icon oder die Anzahl der Teilnehmer unterhalb des Titels klicken.
  • Auf den Reiter „Einladen“ wechseln.
  • Zunächst ist ein Einladungsverteiler zu erstellen. Diesem können externe Personen durch Einzelanlage oder Import einer CSV-Einladungsverteilerdatei sowie bestehende Nutzer mit Nutzerprofil durch Suche im Nutzerverzeichnis hinzugefügt werden. An den Einladungsverteiler können dann Einladungen gesendet werden.
  • Um interne Personen (mit Nutzerprofil) zur Veranstaltung einzuladen kann die Veranstaltung mittels Newsletter oder einzelnen E-Mails an entsprechende Verteiler bekannt gemacht werden. Dazu einfach die URL der Veranstaltung zu den jeweiligen Rundschreiben hinzufügen. Wahlweise können der Einladungsliste auch Nutzer aus dem Nutzerverzeichnis einzeln bzw. gruppenweise hinzugefügt werden. Dazu durch Klick auf "Suche starten" im Bereich "Bestehende Nutzer hinzufügen" entsprechende Nutzer suchen und durch Klick auf "Ausgewählte Nutzer hinzufügen" dem Einladungsverteiler hinzufügen. Nutzer, die bereits eine Einladung bekommen haben, werden nicht berücksichtigt.
  • Um externe Personen (ohne Registrierung und ohne Nutzerprofil) einzuladen, unter dem Reiter "Einladen" auf das Plus-Icon klicken, um einzelne neue Datensätze einzeln anzulegen oder auf den Button „Verteiler importieren“ klicken um mehrere weitere Datensätze aus einer Liste im CSV-Format hochzuladen.
  • Dazu eine CSV-Datei gemäß den Vorgaben erstellen und dann vom Computer auswählen und entweder erst durch Klick auf „CSV-Daten testen“ überprüfen oder direkt durch Klick auf „Jetzt CSV-Daten laden“ einspielen. Die erfolgreich importierten Teilnehmer werden in einer Liste angezeigt. Jederzeit kann ein weiterer Verteiler aus einer (weiteren) CSV-Datei zusätzlich importiert werden. Bitte dabei beachten, dass jede E-Mail-Adresse möglichst nur einmal benutzt werden sollte (in der Konfiguration von Terminen kann dies erlaubt oder verboten werden). Ist in einem neuen Datensatz eine E-Mail-Adresse nochmals enthalten, so wird dieser Datensatz nicht importiert und als Fehler gezählt. Eventuell muss der alte Datensatz mit dieser E-Mail-Adresse vorher manuell gelöscht oder die E-Mail-Adresse manuell geändert werden. Bei der Struktur der CSV-Datei muss die vorgegebene Reihenfolge zwingend gleich bleiben, aber es können auch nur die Spalten bis zu einem gewünschten Punkt genutzt und die restlichen weggelassen werden, aber nicht einzelne Spalten mittendrin ausgelassen werden. Die CSV-Datei muss im Zeichensatz "Western ISO Latin 1" erzeugt werden, da sonst Sonderzeichen und Umlaute nicht korrekt importiert/dargestellt werden.
  • Kürzlich/Neu importierte Einladungen werden in der Übersicht durch ein new-Symbol hervorgehoben/kenntlich gemacht.
  • Durch Klick auf den nach dem erfolgreichen Import erscheinenden Button „Einladungen per E-Mail versenden“ kann eine Einladung erstellt und verschickt werden. Dabei kann zwischen den Verteilern „alle Personen, die noch keine Einladung erhalten haben“ und „alle Personen, deren Einladung nicht benutzt wurde“ (Personen die also schon mal eingeladen wurden, aber daraufhin noch nicht ihre Teilnahme erklärt haben) gewählt werden sowie dies optional auf VIPs begrenzt werden und die Einladung dann individuell formuliert werden. Der E-Mail-Aufbau gliedert sich dabei in verschiedene Bereiche. Der „Betreff“ ist der Betreff der E-Mail. „Titel“ und „Einleitung“ stehen im Inhaltsbereich der E-Mail oben. Der „Inhalt“ folgt dann nach dem darüber automatisch eingeblendeten Button zur Teilnahme. Mit Klick auf „Vorschau“ kann jederzeit eine Vorschau der Einladung angezeigt werden und mit Klick auf „Senden“ der Versand gestartet werden. Bei Klick auf "Speichern" werden die bisherigen Angaben als Entwurf gespeichert.
  • In der Einladungs-E-Mail können verschiedene Platzhalter insbesondere zur individuellen Anrede verwendet werden. Wenn die Platzhalter für eine formale oder informelle Anrede nicht passend sind, kann optional beim CSV-Import eine "Individuell Anrede" importiert werden, die den automatischen Platzhalter stets übersteuert. Gibt es hierzu keine Angabe, wird die Anrede gemäß der Logik des gewählten Platzhalters automatisch zusammengestellt, z.B. der Form: Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau +Titel +Vorname +Nachname +Namenszusatz.
  • Die Einladung-E-Mail kann vom Empfänger dazu genutzt werden, sich durch Klick auf "teilnehmen" für die Veranstaltung anzumelden oder durch Klick auf "nicht teilnehmen" die Einladung abzulehnen. Nimmt er die Einladung an, wird er in die Liste der Teilnehmer aufgenommen; lehnt er sie dagegen ab, wird dies als Status mit Datum in der Liste der Eingeladenen vermerkt. Der Button "nicht teilnehmen" kann auch noch für eine nachträgliche Stornierung verwendet werden, wenn der Empfänger sich zunächst durch Klick auf "teilnehmen" angemeldet hat, dann aber später die E-Mail erneut öffnet udn auf "nicht teilnehmen" klickt, um sicher wieder abzumelden (Stornierung).
  • Sofern bereits Datensätze für Einladungen erstellt oder importiert wurden, werden diese in der Liste unter dem Reiter "Einladen" angezeigt. Durch Klick auf die neben jedem Teilnehmer angezeigten Buttons kann man den Teilnehmer einzeln einladen oder anschreiben (Briefumschlag-Symbol), nachträglich ändern (Stift-Symbol) oder löschen (Mülleimer-Symbol). Eventuelle VIP-Teilnehmer sind mit einem Herz-Symbol markiert.
  • Markiert man einen Eingeladenen mit dem Häkchen-Icon, ist die Einladung angenommen und dieser wird in die Liste der Teilnehmer übernommen, so als hätte er in der E-Mail-Einladung selbstständig auf "teilnehmen" geklickt. Markiert man dagegen einen Eingeladenen mit dem Kreuz-Icon, ist die Einladung abgelehnt, ganz so als hätte der Eingeladene in der E-Mail-Einladung auf "nicht teilnehmen" geklickt und damit die Einladung abgelehnt.

Excel-Teilnehmerlisten exportiert man wie folgt:

  • Die gewünschte Veranstaltung oder Termin aufrufen und auf das Zwei-Köpfe-Icon oder die Anzahl der Teilnehmer unterhalb des Titels klicken.
  • Auf den Reiter „Export“ klicken um eine Excel-Teilnehmerliste zu erstellen.
  • Die gewünschten Daten aktivieren und dann auf „Jetzt exportieren“ klicken.
  • Die ausgewählten Teilnehmerdaten werden als CSV-Datei im Download-Ordner des Computers abgelegt. Die CSV-Datei kann mit neueren Excel-Versionen direkt geöffnet werden. Bei älteren Excel-Versionen muss diese in Excel importiert werden.

PDF-Teilnehmerlisten erstellt man wie folgt:

  • Die gewünschte Veranstaltung oder Termin aufrufen und auf das Zwei-Köpfe-Icon oder die Anzahl der Teilnehmer unterhalb des Titels klicken.
  • Auf den Reiter „PDF-Liste“ klicken um die PDF-Teilnehmerliste direkt zu öffnen und dann je nach Wunsch zu speichern oder zu drucken.
  • Oder mit der rechten Maustaste auf den Reiter „PDF-Liste“ klicken und je nach Browser die Option „verknüpfte Datei speichern“ oder ähnlich auswählen, um die Datei direkt auf dem Computer zu speichern.

Unter dem Reiter „Tickets“ finden sich bei abgelaufenen Veranstaltungen die Auswertung und der Einlassverlauf des Ticketingsystems. Bei bevorstehenden Veranstaltungen kann hier das Ticketingsystem administriert werden. Mehr dazu im Kapitel „Ticketsystem nutzen“.


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